Déposée, rejetée, refusée, encaissée : les statuts de la facture électronique

Une facture électronique ne part pas dans le vide. Du dépôt chez le fournisseur jusqu'au paiement, chaque étape de son parcours est marquée par un « statut », visible sur la plateforme de l'émetteur comme sur celle du destinataire. Il en existe une quinzaine. Quatre sont obligatoires, et ce sont les seuls que l'administration reçoit.

À quoi servent les statuts

Ils remplacent le coup de fil « vous avez bien reçu ma facture ? ». Le fournisseur sait si sa facture est arrivée, si elle a été bloquée et pourquoi ; le client sait ce qu'il a reçu et ce qu'il doit traiter. Les plateformes transmettent les quatre statuts obligatoires au portail public de facturation dans les 24 heures.

Les quatre statuts obligatoires

Déposée

Le fournisseur a transmis sa facture à sa plateforme, qui l'a contrôlée et jugée conforme. C'est le point de départ : tant qu'une facture n'est pas « déposée », elle n'existe pas pour le circuit.

Rejetée

Une plateforme, celle du fournisseur ou celle du client, a détecté une anomalie lors de ses contrôles automatiques : format non conforme, montants incohérents entre hors taxes, TVA et toutes taxes comprises, donnée obligatoire manquante, destinataire introuvable. Personne n'a pris de décision : c'est un contrôle technique ou réglementaire. Le fournisseur doit corriger et renvoyer.

Refusée

Cette fois, c'est le client qui refuse la facture, dans son intégralité. Le refus doit être motivé et il est définitif. Surtout, il n'est permis que pour les motifs prévus par la norme : une non-conformité réglementaire que la plateforme n'a pas détectée, une facture mal adressée, ou le non-respect de conditions contractuelles qui empêche de la traiter.

Encaissée

C'est le fournisseur qui l'indique : il a reçu un paiement, partiel ou total. Ce statut n'est obligatoire que lorsque la TVA est due à l'encaissement, c'est-à-dire pour les prestations de services et les acomptes. Il ne l'est pas si vous avez opté pour la TVA sur les débits, ni en cas d'autoliquidation.

Rejetée ou refusée : la différence qui compte

Les deux mots se ressemblent, les conséquences non. Un rejet est automatique : une machine signale un problème de forme, qu'il suffit en général de corriger. Un refus est une décision du client, qui écarte la facture pour de bon.

Un désaccord sur un prix, une prestation contestée ou une livraison incomplète ne justifient donc pas un refus. Pour ces situations, des statuts provisoires existent, comme « en litige », qui permettent de dialoguer avec le fournisseur sans écarter la facture. Lorsqu'un refus est fondé, la facture corrigée doit porter un nouveau numéro.

Les autres statuts

Selon votre plateforme, vous verrez aussi apparaître « émise », « reçue », « mise à disposition », « prise en charge », « approuvée », « en litige », « suspendue », « complétée » ou « paiement transmis ». Ils sont facultatifs : utiles pour suivre une facture, mais l'administration ne les reçoit pas.

Ce que nous conseillons

• Côté client : ne refusez une facture que si elle ne vous est pas destinée ou si elle est irrégulière. Pour un désaccord commercial, passez par le litige.
• Côté fournisseur : surveillez les rejets, ils signalent qu'une donnée manque sur vos factures, souvent le SIREN du client.
• Pour les prestations de services : retenez le statut « encaissée », qui servira à déclarer la TVA due au moment du paiement quand vous émettrez vos factures au format électronique, au plus tard en septembre 2027.

Une facture rejetée ou refusée, et vous ne comprenez pas le motif ? Appelez-nous : nous le lisons avec vous et nous vous disons quoi corriger.